05.11.2015

von HBI Helga Bailey GmbH - International PR & MarCom B° RB

Multifunktionsgeräte

Datenschutzverletzungen mit Multifunktionsgeräten verhindern. Neun Wege um Sicherheitslücken beim Drucken, Faxen und Scannen zu schließen

Multifunktionsgerät

Adäquater Datenschutz ist für viele Unternehmen eine Herausforderung. Allein in den letzten sechs Jahren waren rund 26 Millionen Menschen in den USA von Datenschutzverletzungen betroffen. Eine im Februar 2014 veröffentlichte Studie von HIMSS verdeutlicht zudem, dass 83% der befragten Amerikaner kaum bis gar nicht zuversichtlich sind, dass Sie den Verlust oder Diebstahl von Daten aufdecken können.

„Diese Bedenken sind begründet. Viele Unternehmen wissen nicht, wie viele elektronische Berührungspunkte ein Dokument mit der Zeit durchläuft. Jedes Mal, wenn ein Dokument gescannt, gedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt wird, kann es ungewollt zugänglich gemacht oder absichtlich gefährdet werden“, so Kim Green Holm, Regional Sales Director DACH Document Imaging bei Nuance Communications.

Besonders Digitalkopierer oder Multifunktionsgeräte (MFPs), sprich Bürogeräte mit Druck-, Scan-, Kopier- und Faxfunktion, die über Festplatten, eingebettete Firmware und Funktionen zur Kommunikation mit anderen Systemen im Netzwerk verfügen, sind gefährdet. Multifunktionsgeräte erleichtern zwar die Arbeit im Büro, geben aber gleichzeitig Anlass zu Sicherheitslücken und können unnötige Kosten verursachen. Im Durchschnitt kostet das Unternehmen eine Datenschutzverletzung $5,4 Millionen.

Experten von Nuance haben neun Empfehlungen zusammengestellt, die Sicherheitslücken beim Drucken, Faxen und Scannen schließen:

1. Benutzerauthentifizierung zu Prüfzwecken einrichten

Authentifizierung ermöglicht die Prüfung, Berichterstattung und Nachverfolgung von Benutzeraktivitäten sowie diverse andere Sicherheitsfunktionen.

2. Kontrollieren der Zugriffe mittels Berechtigungen

Ein authentifizierter Nutzer des Systems sollte nicht automatisch Zugriff auf alle Funktionen haben.

3. Netzwerkaktivitäten zentral überprüfen

Prüfkontrollen ermöglichen dem MFP, Tracking-Informationen an eine Datenbank weiterzugeben. Dadurch wird es einfacher, herauszufinden, welches Gerät fehlerhaft ist, welcher Benutzer authentifiziert war und wohin die Daten gesendet wurden.

4. Daten von bzw. zu MFPs verschlüsseln

Die Kommunikation zwischen intelligenten Multifunktionsgeräten und mobilen Endgeräten, Servern oder anderen Zielgeräten sollte verschlüsselt werden, um sicherzustellen, dass Dokumente nur für Benutzer mit entsprechender Berechtigung sichtbar sind.

5. Druckaufträge nur an autorisierte Personen freigeben

Sicheres Drucken erfordert eine Authentifizierung des Nutzers bevor Dokumente freigegeben werden. Nur Dokumente, die mit dem authentifizierten Nutzer assoziiert sind, können gedruckt werden.

6. Regelbasiertes Drucken einrichten

Das regelbasierte Drucken erhöht nicht nur die Sicherheit und verhindert unbefugten Zugriff auf Ausdrucke. Es verringert auch die Anzahl der nicht abgerufenen Druckaufträge und somit Materialverbrauch und Druckkosten.

7. Vertrauenswürdige Netzwerkziele validieren

Arbeitsprozesse erstellen, die das Scannen bestimmter E-Mail-Inhalte in der Sicherheitsumgebung nicht zulassen bzw. das Versenden von E-Mails nur an validierte E-Mail-Adressen ermöglichen.

8. Dokumentenaktivitäten sichern und steuern

Mit der gleichzeitigen Überwachung und Prüfung von sensiblen Informationen in Dokumenten können Daten kontrolliert werden bevor sie an den vorgesehenen Bestimmungsort gelangen.

9. Faxen im Netzwerk einrichten

Direkte analoge Faxübertagung verhindern, indem ein zentraler Faxserver implementiert wird.

Über Nuance Communications

Nuance (Nasdaq: NUAN) ist ein führender Anbieter von intelligenten Systemen, die die Kommunikation von Menschen mit Geräten erleichtern sollen. Zudem entwickelt Nuance Druck- und Dokumentenmanagementlösungen für Unternehmen und Privatkunden weltweit. Seine Technologien, Anwendungen und Services sorgen für einen deutlich höheren Benutzerkomfort und bieten neue arbeitssparende Methoden zur Handhabung von Informationen und zur Erstellung, Verteilung und Nutzung von Dokumenten. Die bewährten Anwendungen und professionellen Dienstleistungen von Nuance werden tagtäglich von Millionen Anwendern und Tausenden Unternehmen eingesetzt.

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